档案来源于人们社会实践的过程中，其所述内容一般为其形成的直接经验，故档案一般表现为一次文献。图书是就某一主题综合各种观点的系统研究成果，对其作者来说，更多地表现为间接经验，故图书一般表现为二次文献、三次文献。档案因其直接记录社会实践原貌的特点，对其记录的主题较为零散，作者的加工度较浅，记录的内容比较客观。图书是对某一主题的系统研究，作者的编研加工度较档案大，更为系统完整，其内容有较强的客观性。档案是某一社会活动的记载，故档案一般只有一件，保存于一个场所。图书则随情况的需要大批量印刷，可分别存放于不同的地点，为不同的读者分别拥有。
情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。档案是情报的一种存在形式，是情报的重要来源。但档案与情报又有着明显的区别，档案是第一手的原始的记录，而情报则可以是经过加工了的第二手、第三手材料，所以，档案比情报有着更大的可靠性。档案在一定的条件下可以转化为情报，即为了一定的目的，经过加工选择，用于社会交流目的的档案具有情报的属性。
资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品，一般包括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物档案与资料有着十分密切的联系，它们都是人们认识和改造客观世界的记录，在实际工作中，人们很容易混淆档案与资料的界限，这不利于档案与资料的保管与利用。（一）来源不同。资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等，而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。（二）作用不同。资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作的凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用。（三）机密程度不同。资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案则具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分，一般情况下在一定年限内是不公开的。档案与资料有时也可以互相转化，档案经加工可编印成资料，如政策法规汇编等；资料如被某一个单位采用，也可以转化为该单位的档案。
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