【档案小知识】档案“收管存用”之“存”
来源：福建省国资人才平潭分部
时间：2023-10-30
作者：福建省国资人才平潭分部
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存，本义是问候；引申为寄托或心中有某种想法；又引申为思念等；“存”通“在”，表示存在、生存。档案中的“存”一般表示存在、保存的意思，通常有“存在”“保存”“保存价值”“寄存”“存储”“存放”等说法。
档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。生活中随处可见各种记录，并不是所有的记录都能流传下来，更不是流传下来的就是档案，只有具有保存价值的记录才可能成为档案。档案的“存”，首先要“有”档案，其次档案要有“价值”，再者要有保存条件，三者齐全才能把档案存好，才能发挥档案的作用，体现档案工作的价值。档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。美国档案学家谢伦伯格提出“文件双重价值论”的鉴定思想。他把公共文件的价值分为第一价值和第二价值，第一价值是指对形成单位的原始价值，它是指文件对形成机关工作事务的有用性，体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值等。第二价值是对其他机关与个人利用者的从属价值（也称社会价值），包括证据价值和情报价值，是决定文件能否转化为档案永久保存的重要依据。我国的机关、企事业单位在工作开展中，一般文件归档后即作为档案加以保存，而美国只将经过鉴定进档案馆保存的文件才称为档案。因此，我国档案同时具有第一价值和第二价值两种价值形态。通俗，可以将保存价值可以理解为档案价值。价值的判断需要综合考虑各种因素，时间、社会、历史等，都会影响价值的判断，也会因人而已，立场、观点的差异，会造成价值判断的不同。在实际工作中判断档案的价值，主要依据就是《归档范围和保管期限表》，将各类型的文件材料对应《归档范围和保管期限表》来进行判断相应保存价值，即它的保管期限是永久还是定期。
《档案工作基本术语》定义，档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。从档案的定义中，我们可以知道“档案”是历史记录，是特定的对象在一定活动中产生的具有价值的历史记录。档案的内容从广义上是一切社会活动所产生的历史记录，狭义上是文字、图表、声像的载体记录。档案区别于图书、资料主要在于其凭证价值和原始记录性，它是依托于载体而形成的固化信息记录。生活中，证件的办理、购置物品的缴费；学习中，个人学习经历、培训的记录、证书的取得；工作中，文件的收发，材料的拟稿、审批、审核、运转，各种业务的流转等等，都有信息的运转，所形成的记录就是档案。很多人接触档案部门，第一反应是我的档案是不是在你哪里？那么“我的档案”指的是什么呢？人事档案？工资关系？学历学籍？婚姻登记？还是缴费凭证？《中华人民共和国档案法》规定，直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：2.反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；3.反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；4.反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；《机关档案管理规定》规定，文书、会计、科技、照片档案的归档范围如下：文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。会计档案的收集范围按照《会计档案管理办法》制定执行。科研档案的收集范围按照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）制定执行。基建档案的收集范围按照《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》制定执行。照片档案的收集范围按照《照片档案管理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）制定执行。
《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导；中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。上述，即通常所说的档案室和档案馆，档案室和档案馆是档案的保管基地，有档案“收、管、存、用”的责任和义务。
1.整理规范
按照《中华人民共和国档案法》的要求，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。具体到实际的工作中，就是要做到档案集中管理，有人管，有制度约束，有设施设备保障档案的安全，发挥档案的价值。如何整理档案？如何归档？在实际工作中，要遵循“谁形成 谁整理 谁归档”的原则，从而推动档案工作的高质量发展，形成良性循环。《机关档案管理规定》规定，机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档。《中华人民共和国档案法实施办法》规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。从而明确，档案一般都是单位的文书或业务部门形成，单位的文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。简而言之，就是“谁形成 谁整理 谁归档”。
2.移交接收
《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。《中华人民共和国档案法实施办法》规定，属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
3. 妥善保管
档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理的现代化；档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。
来源：兰台驿站
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