【档案小知识】档案数字化工作制度

来源：福建省国资人才平潭分部 时间：2023-04-24 作者：福建省国资人才平潭分部 浏览量：

1工作人员管理制度

1. 为了营造和谐、健康、文明、积极的工作环境，加强档案保密安全管理，特制定本制度。

2. 从事档案数字化的工作人员必须按规定完成安全保密教育，签订保密承诺书并在县档案馆科技信息股备案登记方可进入工作现场。

3. 工作人员须遵守相应的考勤、考核、安全保密管理等规章制度。

4. 工作人员须遵守现场管理制度，禁止携带手机、相机、包等私人物品进入工作场所。

5. 工作时间内禁止就餐、睡觉、串岗、上网、听音乐等影响工作或与工作无关的行为。

6. 工作人员须严格按照工作流程及标准从事各项工作，不得擅自修改作业标准。

7. 工作时间应统一着工作服或悬挂工牌上班，不浓妆艳抹，朴素大方，端庄得体。

8. 工作现场档案及个人办公室用品摆放整齐，水杯放在公共饮水区。

9. 工作人员应遵守有关工作设备的安全操作规则，非工作职责范围，不得擅自使用其他设备。

10. 未经许可，不得随意到其他部门，不准非上班时间到办公区，不准把非工作人员带入办公区。

11. 经批准调换工作岗位的员工，须将工作交接完毕后方可离开原工作岗位。

2数字化工作档案调还卷管理制度

1. 安排专人负责档案调还卷工作，妥善保管档案实体。

2. 严格执行定期检查和进出档案清点制度。

3. 每次长假前对档案进行全面检查，档案柜加贴封条。

4. 注意爱护和保管好档案，加强在档案调出、归还和工作流程中的清点核对。

5. 下班后不允许桌面存有散放档案，未经允许不得私自将档案带出工作间。

6. 工作过程中不得损坏档案，不得抄阅、更改档案内容，不得泄露档案信息，不得丢失档案及档案信息。

7. 档案借、还要按规定办理登记手续，并当面认真进行清点。

8. 借出的档案资料，要认真办理交接手续。交接双方要根据移交目录仔细清点核实，填写档案交接文据二份，交接双方各执一份。

9. 调阅和归还档案资料，交接双方要根据调卷单当面进行清点，办理调还卷手续。

3数字化工作数据管理制度

1. 档案保密工作领导小组统一领导安全保密管理工作，处理紧急突发事件。

2. 数据库管理员每日对系统数据作更新备份，每月对系统数据作完全备份。

3. 磁盘、光盘等存储介质由专人负责保管，放置在专用存储柜内。

4. 对需长期保存的备份数据定期进行检查并转储。

5. 计算机系统的数据库根据需要制作光盘（档案级光盘）或硬盘备份。

6. 数字化工作人员应严格按照计算机系统操作规程对数据进行存储、备份。

7. 不得越权随意删除、修改计算机系统内的数据。

8. 服务器的数据备份由计算机系统管理部门负责定期检查。

9. 为防止病毒造成严重后果，对外来光盘、移动磁盘、软件要严格管理，原则上不允许外来光盘、移动磁盘、软件在内部局域网计算机上使用。确因工作需要使用的，事先必须进行防（杀）毒处理，证实无病毒感染后，方可使用。

10. 不得擅自将处理涉密信息的计算机及移动存储介质、传真机、复印机等办公自动化设备交由外部人员维修；不得将未经专业销密的文件、资料、办公自动化设备等涉密载体出售、赠送、丢弃。

4数字化设备使用规定

1. 设备使用坚持“安全第一，预防为主”的原则。操作人员必须爱护设备，熟练掌握设备使用性能、操作要求、不违规操作。

2. 设备损坏必须立即报告，查明原因及时报修，不允许设备带病使用。非维修需要，不得拆卸设备，杜绝人为损坏。

3. 数字化外包公司应加强对工作现场的电脑、扫描仪、打印机、打印纸、光盘及其他存储打印设备的管理。

4. 计算机上光驱、蓝牙、红外线和USB接口（除了必要的设备外）必须锁死或屏蔽。

5. 服务器专人使用，其他人不允许使用服务器。

6. 计算机采用安全性高的屏敝网线及水晶头，所有设备外壳均接地线确保安全。

7. 操作人员应做好设备使用前的安全检查，发现设备有故障或异常现象时应停止使用，及时报修。数字化公司要加强电力线路、电器电源的检查，防止线路老化或受潮引起安全事故。

8. 每天下班前操作人员应确认数据保存完毕后依顺序关闭设备电源及数字化现场总电源。

9. 数字化现场严禁使用电炉、热得快等电器，严禁带入蜡烛、打火机等易燃易爆品。

10. 经常进行设备维护保养工作，保持设备清洁、运行状况良好,设备报废应报请相关部门批准后及时登记造册、注销或更换补充。

5 档案数字化监理制度

1. 项目金额较大的档案数字化项目，需要由专业档案数字化监理公司对项目进行监理。

2. 监理项目组由总监理工程师和监理工程师组成。

3. 档案数字化项目开展的全过程，总监理工程师必须全程在场，无特殊原因不得离开项目现场。

4. 所有监理人员须具有丰富的档案数字化经验、有良好职业道德，同时遵守《档案数字化工作人员管理制度》。

5. 档案数字化监理工作主要内容：

①纸质档案监理，包括收集、整理、规范、复原情况。

②目录数据监理，包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

③元数据监理，包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

④数字图像监理，包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量、图像压缩情况等。

⑤数据挂接监理，包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

六存储载体监理，包括载体的可用性、有无病毒等。

⑦工作现场监理，包括数字化实施人员、项目现场档案实体安全、加工设备安全、加工数据安全、项目现场施工日志、项目现场监理日志等。

6. 档案数字化监理标准：

要求档案整理符合相关规范要求，纸质档案复原率达到100%，能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行 100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于90%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

6 数字化工作现场管理制度

1. 全体工作人员必须严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家法律、法规进行档案的前处理和数字化加工等工作，要严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。

2. 项目参与成员须签订信息安全保密协议方能上岗工作。

3. 进入办公场所的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质等个人信息设备和其他与工作无关的私人物品，严禁将场所内的任何物品带离场所。

4. 工作人员进入场所须着统一工作服上班，上班时不得随意串岗，不得将非项目工作人员带入办公区域。

5. 设置档案前处理区、著录区、扫描区、装订区等功能区域，各功能区域要有明显标志，工作现场档案规范有序。

6. 工作人员应注意爱护和保管档案，未经允许不得将档案带出工作间，不得撕毁档案，更不允许将档案随意丢弃；废弃的打印目录、备考表、卷皮等一律集中销毁或做碎纸处理。

7. 不同工作岗位的人员不得相互谈论、打听工作情况，不得阅读、讨论档案内容及相关情况。

8. 注意安全操作，做好上班前、下班后的安全防范检查，下班后个人使用的设备要自觉关机断电。

9. 值班人员下班后要逐项检查是否关机、关灯、关窗、拉闸断电、锁门等关键部位的安全，确保档案、档案信息、库房、工作间及各种设备的安全。

10. 禁止在工作场所吸烟；必须保持工作场所的整洁，水杯一律放在公共饮水处，班前、班后必须保持桌面整洁、无杂物。

11. 做好办公场所的防盗、防火、防尘、防潮、防鼠、防阳光工作，安排专人值班检查。

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