【档案小知识】档案的收集整理有哪些规定？
来源：福建省国资人才平潭分部
时间：2023-06-19
作者：福建省国资人才平潭分部
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日常工作中，文件材料运转完毕，哪些需要归档？哪些需要剔除？需要归档的文件材料如何准确掌握归档范围？《档案法》《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规做了明确的规定。
（2）反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；（3）反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；（4）反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；
2、《机关档案管理规定》（国家档案局第8号令）对文件材料的归档范围的要求
（1）机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；
（2）机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；（3）机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；（5）机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。
3、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）
①机关文件材料归档范围是：
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
②机关文件材料不归档范围是：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
4、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）
①企业文件材料归档范围是:
(1)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;(2)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;(3)本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;(4)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
②企业下列文件材料可不归档:
(1)有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料,任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;(2)本企业文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,企业内部互相抄送的文件材料,本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(3)非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料;(4)所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映,其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料;
5、《乡镇档案工作办法》（国家档案局第18号令）关于乡镇文件材料归档范围
（1）文书类，党群工作、行政综合、司法综治民政、城乡建设自然资源交通、财政经济农业、科教文卫；
（2）科技类，基建、科研、设备仪器；
（3）会计类，各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证，银行日记账、现金日记账、总账、明细账、辅助账簿，财务报告，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册
（4）实物类，本乡镇获得的奖牌、奖章、奖状、奖杯、锦旗、证书等，本乡镇在公务活动中收到的字画作品、礼品、纪念品等，反映本乡镇特色文化、产业的服饰、手工艺品、产品样本等，本乡镇行政区划调整、机构变动中停止使用的印章、牌匾（衔牌）等，其他具有重要保存价值的实物
6、《村级档案管理办法》(国家档案局 民政部 农业部第12号令）关于村级文件材料归档范围
文书类，党群组织工作文件材料、村务管理文件材料、村级集体经济组织经营管理文件材料
基建项目类，项目规划设计材料、土地征迁材料、工程建设材料、监理材料、竣工材料
设施设备类，购置材料、安装调试材料、运行维护材料等
会计类，凭证、账簿、报表
照片类，领导检查，参观访问，会议检查，村容村貌等
（1）确保档案的齐全和完整。档案的齐全是指机关单位各种门类和载体的所有档案全部都归档，档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺，材料内容不缺，档案信息不缺。
要做到档案的齐全和完整需要采取有效的措施予以保障：
①制定规章制度，提升档案意识，提高人员的素质，按照规范流程进行工作；②文件材料的归档工作纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整；③严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定归档范围和保管期限，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。
（2）符合规范和标准。档案收集、整理工作中要坚持档案工作的标准化和规范化，严格按照国标开展工作。
（3）保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。
来源：兰台驿站
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