档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案工作是管理档案和档案事业的活动，其工作的核心也就是档案的收管存用。
本文谈谈档案的“收”。
收，作为动词时表示把外面的事物拿到里面，把分散的事物聚拢起来，作为名词时表示收获、收入之意。档案中的“收”，一般作为动词使用，引申为收集、接收。
收集一般为主动行为，接收一般为被动行为。
《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）中定义：
收集，档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
接收，档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。
01
主体责任单位/部门
《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导；中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。
即，档案馆、档案室是档案的保管基地，有收集档案的责任和义务。
02
收集的范围
直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：
①反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；
②反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；
③反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；
④反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；
⑤法律、行政法规规定应当归档的。
03
收集的方式
1.档案馆
2.档案室
04
收集/接收的门类/种类
1.文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；
2.机关履行行业特有职责形成的专业档案；
3.照片、录音、录像等音像档案；
4.业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；
5.印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；
前款1、2、3项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
05
电子档案元数据收集的要求
电子文件应当连同元数据一并收集。
收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等规定。
06
档案馆接收档案的年限和保管期限要求
《中华人民共和国档案法实施办法》规定，属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
《各级各类档案馆收集档案范围的规定》规定，省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。
07
档案室收集档案的时间要求
1.文书材料于次年6月底前归档；
2.科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；
3.会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；
4.照片、录音录像等声像类材料在活动结束或办理完毕后随时归档；
5.实物材料及时归档；
6.采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。
08
编制收集档案范围和工作方案
1.档案馆
2.档案室
3.机关所属机构
闽公网安备： 35012802000228号
