【档案小知识】档案“收管存用”之“管”

管，本义指管乐器，引申为管状物，作动词时表示掌管、管辖、管理等义。档案中的“管”一般表示“管理”“保管”之意。

《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）中定义：

档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

档案保管是维护档案完整与安全的活动。

《中华人民共和国档案法》的总则部分，开篇即明确“为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法”。可见，档案法制定的初始目的就是档案管理。

档案管理的范围较为全面，即通常所说的“收、管、存、用”，涉及档案工作的各方面。档案保管是维护档案的完整与安全，倾向于对档案的实际活动，可以是为了实现这个目的而实施的具体行为、动作、过程、结果等。

即：档案管理 ≥ 档案保管

一般，档案工作中对“管理”有这样几种说法，档案管理、档案管理制度、档案管理办法、集中管理档案等；“保管”有保管期限、妥善保管档案、档案保管单位等。

《中华人民共和国档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

《机关档案管理规定》规定，机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

保管期限是指对档案划定的存留年限。档案在整理过程中，需要按照文件材料归档范围和保管期限表对文件材料划定保管期限，并以保管期限为基础进行分类保管。

保管期限有永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。部分档案根据其专业档案管理办法要求，可能有不同的定期年限，如50年、100年等。

根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》要求，各单位都应该编制本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。各单位内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经重新审查同意后施行。

《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（档函〔2022〕58号）文件要求，全面推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度，规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作，统筹规划，有序推进，及时做好三合一制度的指导和审查工作。

《机关档案管理规定》第四章保管要求的第四节保管与保护，明确了档案保管的相关要求。通常，狭义上的档案保管，指的是档案接收入库后，对档案的保护和管理。

1.机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。

2.机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

3.机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。

4.档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

5.档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

6.机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。

7.档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。