【档案小知识】来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）的整理和著录

归档文件整理原则要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。来文与复文就是体现了文件之间的有机联系，归档文件整理过程中，请示与批复、报告与批示、函与复函单独成件时，一份文件为一件；组合成件时，复文在前，来文在后，一般为先批复后请示，先批示后报告，先复函后函。

来文与复文的著录怎么录？

著录的本质就是建立目录级数据库，便于更好的管理档案，方便调阅利用。著录要遵守《档案著录规则》的要求，也要符合实际档案整理的实际情况。

来文与复文单独成件时，可以严格按照《档案著录规则》进行著录，有规范文件名称的，按照文件名称直接原样照抄为档案题名即可；无规范文件名称的，原文件名称照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“[]”。

来文与复文组合成件时，按照有些说法叫做“件组”，多件组合而成的归档文件组合体。归档文件组合体内，先按照整理的先后顺序，再按照著录规则，一一著录归档文件具体内容。归档文件组合体还需要有个归档文件组合体的题名，有点类似以卷为整理单位的档案，分卷内文件，拟写案卷题名。“件组”的操作多少有些不伦不类，让档案工作者模糊卷件的概念，新手档案员更会云里雾里，不知所措。档案软件的功能管理方面，虽也容易实现，但会造成管理的混乱。

来文与复文组合成件时，最好只作为一件处理，加盖一个归档章，编写一个档号，著录一个题名。在著录题名时，要注意不能仅仅著录复文的文件名称，也要著录来文的文件名称，否则即为著录不全面。那么如何规范填写这样的来文与复文组合件的题名呢?

《档案著录规则》规定，原题名过于冗长或不能揭示内容时,原题名照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“[]”。是否可以在复文后面加“[]”，中括号内填写来文名称？《档案著录规则》中，加“[]”一般为自拟部分，表示并列关系的一般用“；”来表示。复文和来文是一个并列关系，用“；”来间隔两个文件名称显得更加适宜。著录时，题名为“复文文件名称；来文文件名称”，如果复文或来文文件名称不规范，可以其后加“[]”自拟，如“复文文件名称；来文文件名称[]”。