【档案小知识】档案“收管存用”之“用”

档案“收管存用”之“用”

档案是历史的记录，档案有什么作用？通常所说的档案存史资政育人到底指的是什么？

2021年1月1日修订实施的《中华人民共和国档案法》对“档案”是这么定义的：档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（一）档案作用的表现

1、机关工作查考的依据

档案是过去工作活动的过程和情况的记录,它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、进行决策、研究案例、处理问题等方面的信息需要。

2、生产建设的丰富资料

档案记载了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训。如新产品研制开发。

3、科学研究的基础和条件

①从记录的事实和经验中可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料；

②过去专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴。

4、政治斗争的必要手段

档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况，可以作为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。如《毛泽东评点二十四史》被赠送给哈佛大学、《西藏历史档案荟萃》证明领土问题。

5、宣传教育的生动素材

档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点，成为宣传教育的生动素材，如各种档案展览。

（二）档案作用的性质

档案作用可概括为两个基本方面：即凭证作用和参考作用。

1、档案是历史的真凭实证

档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。因此，档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用，它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时，依法判决或仲裁的客观凭证。例如，知识产权纠纷、土地使用权纠纷等，都可以档案为有力证据。

2、档案是第一手的参考材料

档案是人类文明进步的阶梯。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产等，都具有广泛的参考价值。如，基本建设项目的设计，设计人员离不开借鉴前人的经验，档案记录都可以作为活动的参考材料。

档案“收管存用”之“用”

《中华人民共和国档案法》第四章档案的利用和公布，《机关档案管理规定》第四章管理要求第六节利用与开发，浓墨重彩的表述了档案利用的相关内容。档案只有被社会、群众利用了才能发挥自身的价值，沉睡于库房的故纸堆，变成有价值的活信息。

《档案工作基本术语》中对“档案利用”的定义，档案利用是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。

1.档案利用的形式

（1）提供利用档案原件

①档案阅览服务

档案馆（室）组织利用者在阅览室内查阅和使用档案，是档案利用工作的主要形式。阅览室是档案馆和机关、企业、事业单位专门为利用者设置的阅览档案材料的场所。设置阅览室是由档案的特点决定的。档案材料通常只有一份，有的具有机密性。因而，就档案部门的实际情况而言，它一般不宜像图书一样外借。

借阅者在阅览室利用档案有许多优点。首先，便于保护档案的安全，不仅可以避免档案的丢失，而且能减少档案的辗转、磨损，从而延长档案的“寿命”；其次，便于及时周转，提高档案的利用率；再次，有利于维护党和国家机密的安全。

②档案外借服务

档案外借服务，是一种非常规的档案利用方式，必须有特殊的利用要求和履行特殊的批准程序。档案必须为定期外借，保证短期内回库。外借档案必须认真办理登记手续，清点档案数量，控制还卷时间。

（2）提供利用档案复制件

①制发档案复制本

根据档案原件制发各种复制本，是开展利用工作的一种重要方式。复制本分为副本和摘录两种。副本即放映原件的所有组成部分；摘录只放映档案原件的某些部分。复制方法通常有复印、摄影等，也可摘抄复制，但需核对与原件无异。

②举办档案展览

档案展览是根据某种需要，按照一定主题，展示和介绍有关档案的内容和成分进行提供利用的一种服务方式。展览的内容可以是本馆（室）保存的有关本地区历史的重要文件、图片和实物；本馆（室）保存的有关某一专题和活动的重要文件材料；利用本馆（室）档案所取得社会效益与经济效益的实例、数字、图片。

举办档案展览应注意档案展览的政治性、科学性与艺术性的统一。同时，还要注意展出档案的保密与保护。

③印发档案目录

档案目录，是联系档案用户和档案馆、室所藏档案内容的桥梁。档案用户只有借助于一定的档案目录信息，才能顺利实现其利用的需要。档案部门印发、出版、交流档案目录，是一种有效提高馆、室档案利用率的服务方式。在机关、企业事业单位内部，档案室可以将与本单位工作、生产或科研等项活动相关的档案目录，主动印发给有关领导、业务部门，使他们能够及时地了解可以利用的档案信息情况，以便减少不必要的重复劳动，节省时间、人力和财力。

在档案馆，也可以在了解社会利用需求的特点、发展趋势的基础上，有计划地出版、分发档案目录、索引、指南等档案信息材料，有效地帮助档案用户了解馆藏档案材料状况，引导档案用户顺利地查找档案。

（3）提供利用档案信息加工品

①出具档案证明

档案证明，是档案馆、室向申请询问、核查某种事实在本馆、室所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。在社会生活中，有些机关、团体或公民个人，为处理和解决问题，有时需要档案部门提供证明材料。

②提供档案参考资料

提供档案参考资料是档案部门根据档案内容编写的一种信息资料。必要时，档案部门可提供这些参考资料给利用者，这样，既可以提高工作效率，又可以保护档案原件。

③提供咨询服务

这种服务形式是档案工作人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或者指导利用者获得有关某一方面的档案的线索。利用工作做活以后，档案馆、室会接到各种情况的业务咨询，涉及的内容千差万别，有一般性咨询，也有专业性咨询；有事实性咨询，也有知识性咨询；有专题研究性咨询，也有信息性咨询。

④网上查询

档案信息上网，是档案馆、室将有关工作信息等和公开利用的档案内容上局域网、城域网、广域网（因特网），用户只要按照有关要求或程序，点击鼠标，就可以查阅所需档案、档案工作等方面的信息。

2.开放档案和未开放档案利用有哪些要求

（1）开放档案的利用

单位和个人持有合法证明（身份证、介绍信等）可以利用档案馆已经开放的档案。

单位和个人到国家档案馆利用档案，应当遵守档案利用的相关规定，并对所利用的档案负有保护的义务。

存在破损或者字迹褪变、扩散等情形且尚未完成修复的档案，如提供利用可能造成档案进一步受损的，档案馆可以暂缓提供利用。

已经印刷、复印、缩微、翻拍及数字化等复制处理的档案，档案馆应当使用复制件代替原件提供利用。古老、珍贵和重要档案，原则上不提供原件利用。

单位和个人在档案馆利用档案需要复制的，可以由档案馆代为办理，复制档案的数量由档案馆根据具体情况酌情决定。因档案保存状况和档案载体特点等原因不适宜复制的，档案馆可以不予复制。

单位和个人使用从档案馆摘录、复制的档案，应当遵守有关法律、行政法规和国家有关规定，不得损害国家利益、社会公共利益和第三方合法权益。在公开发表、出版的作品中使用档案馆尚未公布的档案，还应当遵守保管该档案的档案馆的有关规定。

举办展览、展示等活动需要使用档案馆档案的，一般应当使用复制件代替原件，档案原件原则上不外借。

（2）未开放档案的利用

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民利用未开放档案应当向档案馆提出申请，按照规定办理有关审批手续，必要时还须经上级档案行政管理部门审查同意，由工作人员代为检索。

我国公民、法人和其他组织利用馆藏未开放档案的，查阅人应当提供本人身份证和介绍信或委托书。涉及利用馆藏重要的内部党政会议记录、重大事（案）件、人员处理及其他重大秘密事项、商业秘密档案的，查阅人应当提供档案形成单位或法定继承单位、法定事（案）件与秘密事项处理机关加盖公章的书面同意材料。

我国公民可以凭本人身份证，到档案馆利用馆藏尚未开放的记载有关本人工作经历、学籍学历、社会保障等情况的档案。公民本人因故不能到馆，需要签署授权委托书委托他人代为查阅。