档案是在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。机关单位在履行工作职能，开展业务活动的过程中形成的各种记录，是档案的基础来源，将各部门形成的文件材料，收集好、规范好才能形成真正意义上的档案。作为新手档案员如何整理档案呢？
严格意义上来说，“整理档案”的说法并不准确，档案是具有保存价值的历史记录，整理的是未经归档的文件材料，运转完毕的文件材料经过规范化、系统化的整理，才能形成归档文件，也就是档案了。
本文针对文书档案的收集、整理、归档的过程进行简要概述。
1.什么是文件材料？
机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。通俗的说，文件材料即“文件”和“材料”，正式行文的即“文件”，未正式行文的即“材料”。按照《党政机关公文格式》标准行文的为正式行文的文件，无文件头的报表、合同、协议、介绍信、花名册等为材料。
2.哪些文件材料需要归档？
（1）办理完毕的文件材料
①文件材料运转完毕，一般发文为文件发出即完成，收文为文件收到即完成；（2）须是应保存的文件材料
要符合“8号令”的归档范围的要求，该存的存，不该存的不存。
3.收集工作有哪些要求？
（1）齐全完整，符合长久保管质量要求
①归档的文件材料要在种类、份数、页数等方面保持齐全完整；②纸张、墨迹等制成材料要有利于长期保存，不变质，不脱落。（2）归档的文件材料需要精炼准确，反映立档单位主要职能
（3）做好监督和指导工作
（4）及时移交应归档文件材料
①办公室把好发文关，凡签发文件做好发文登记、用印登记，并预归档；同时，收集好各种“非正式”的文件资料。②单位领导、部门负责人、办公室、具办人员收到来文，运转完毕及时交由办公室预归档；③调研、参观、培训等活动结束后，如需经费报账，需将相关材料上交后方可报账。
图为收集后待整理规范的文件材料
收集来的文件材料并不是每一份都需要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文、复印件、打印件等）都要归档。需对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。1.机关文件材料的归档范围
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。
2.机关文件材料的不归档范围
（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
文书档案是需要按年度进行分类整理的,如果本单位的档案有若干年没有进行过规范化整理了,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,把同一个年度的文件材料放在一起。
整理的过程中注意以下几点：
（1）一般以文件形成日期来确定“年度”，文件形成日期一般指文件的落款时间；（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；（4）几份文件作为一件时（转发文）,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
1.正确认识“件”
②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单、发文稿纸、底稿的，文件处理单、发文稿纸、底稿与相关文件为一件。
2.“件”内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
3.归档文件之间先后顺序的原则
①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.归档文件之间先后顺序的建议方案
以县级某单位为例，归档文件排列的先后顺序
（1）本单位材料
1.1本单位会议记录（党组、委办局办公会议等）、会议纪要1.2.1有文号的，按发文机关代字，文件顺序号先后排列如：县委全宗的，太〔20××〕1～N号、太发〔20××〕1～N号、办〔20××〕1～N号、太办发〔20××〕1～N号、太办秘〔20××〕1～N号……
闽公网安备： 35012802000228号
